自認書といえば、保管場所使用権原疎明書のことであり、保管場所の使用に関していわゆる正当な権利を有してることを申請者が疎明するものであります。
こうした車庫証明の書類に関して、4枚綴りの申請書もそうですが、様式としてその内容が若干異なっていたり、その記入方法も様々なものがあります。
自認書といえば、特に、内容が大きく異なるというものは各都道府県の様式ではあまりないですけれども、神奈川県の様式には独特の取り扱いがあります。
この点について千葉県ではどのような取扱いがされるのはであろうかと言うことをまとめてみようと思います。
神奈川県の自認書の特徴
「証明申請・届出に係る保管場所である土地建物は。 私の所有であることに間違いありません。」こうした自認書のお決まりの文言が自認書の上部にあります。 その下に＊があると思います。
ここが今回の議論のポイントとなります。
この点につきまして欄外の備考の3には、 （「申請者が同居の親族の場合には＊にその旨を記載してください。」例 申請者が自認書作成者の長男である場合。 申請者○○○は、私の長男です。）と注意書きがあります。
この自認書は代用できるのか？
こちらの自認書でご依頼いただいたお客様から書類が送られてきた時には、このような書き方は実際に警察署の側で許容してくださるのだろうかというような疑問が即座にはわきました。
というのも、自認書というのは冒頭で説明しましたように、申請者があくまでも保管場所を使用する正当な権利を有しているということを疎明する書面です。
備考欄に書かれている書き方に関する指示ですと、本来申請者の住所氏名が書かれ押印がされるところに、申請者と同居の親族の方がそれぞれの内容を記入し押印するという意味合いになってくるからです。
さらに、申請者の氏名に至っては＊のところに、○○○は私の長男ですなどといった書き方で記入するということになります。
本来申請者自身が保管場所を使用するにあたって正当な権利を有しているということを証明する書面である自認書であるわけなので、申請者の同居の親族の方のそういった疎明に関する記入になってしまっているということのでこれはおかしいなというわけです。
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窓口に確認
実際にお客様から預かった書類もそのような形で記入されて押印されているものでした。 この点につきまして、警察署に確認を取ってみました。
しかし、2箇所ほど警察署の方に確認を取ったのですが、いずれの警察署の窓口の担当の方もこの方式に関してご存知ありませんでした。
こうした状況でしたので、最終的には警察署の窓口担当の方に本部の方に確認をとってもらうことにしました。 その内容ですが、申請先の申請者以外の方の氏名住所の内容の記入そして押印などは認められないということでした。
本来の自認書の意味の通りに自認書が必要であれば、申請者の氏名住所と言った内容を記入した上で押印するという形を取らなければなりません。
保管場所が申請者の方と同居の親族の方の所有ということであれば、申請者以外の方の所有なわけなので、その後ご親族の方の使用承諾書を添付書類としてご準備いただく形で車庫証明を取得することになります。
まとめ
この点につきまして、やはり保管場所の権利関係というものは必要な書面でもって、きっちり作成しないといけないということです。
簡単に言えば、保管場所が申請者本人の所有のものであるならば自認書を作成し提出する、申請者以外の方の所有であるならば使用承諾書を作成し提出するということです。この基本通りなわけです。
なお、 保管場所の権利関係に関しては警察署の方はきっちり確認してきます。
例えば、保管場所の所有が共有である場合などは、よく当事務所にも間違えて共有者全員分の書類を依頼者様からご準備いただけないことが多いですが、 頂いた書類をそのまま提出して、翌日にはデータベース上は保管場所が共有になってるんだけれどもご確認の上、次回、共有の場合には必要書類を全て持ってきてくださいと概ねこのような内容の案内がされるわけです。
このように警察の方にあるデータベース上にある情報と提出された書類の権利関係等も齟齬がないか確認された上で、車庫証明の方が発行されますので、正しい権利関係に則した書類を正しく作成・準備するということが、千葉県に限らずでしょうが非常に大切です。
